某物业公司档案管理作业指导书格式怎样的

物业公司档案管理作业指导书

1.0适用范围:公司各类文书文档。

2. 0档案管理规程:2.1档案的归档和分类:综合事务部根据档案的性质、内容,整理立卷归档,并对档案进行分类编号。

2. 2档案的存档:

2.2.1 存档时,应按档案的分类编号,将档案放置在相应的位置。

做好档案索引,以便于查找,保证随查随得。

2.2.2 案卷存档前做好文件材料的检查,对破损或裉色的材料要进行修补和复制;

装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边;

纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐;

字迹难以认清的材料要附上抄件;

卷宗标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,字迹要端正。

2. 3档案的整理和保管:

2.3.1 及时对档案进行清理和整理,防止档案遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。

2.3.2 档案柜要坚固,防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温。

2.3.3 每年对档案材料的数量和保管情况进行一次检查,发现问题及时补救,确保档案的安全。

2. 4档案的借阅须经综合事务部批准,借阅时间以三天为限。

2. 5档案的处理:档案达到规定的保存期限后,对失效的,没有保存价值的档案要进行适当的处理。

3. 0支持性工具:《资料借阅登记表》《文件目录单》编制:审核:批准: 日